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Für Veranstalter:innen

Deine Termine über KI / ChatGPT / Claude pflegen

Du kannst einen KI-Assistenten mit dem Kalender verbinden und ihm deine Termine anvertrauen — anlegen, ändern, absagen. Statt Formulare auszufüllen, sagst du einfach, was passieren soll.

So klingt das in der Praxis:

Leg mir für jeden Freitag im September eine Milonga im Tanzsalon an, 21 Uhr.

Der 15. fällt aus.

Am 22. legt Gast-DJ Martina auf.

Das Wichtigste zuerst: Du übernimmst deine Daten selbst

Bisher liest unser System deine Termine automatisch ein. Sobald du einen KI-Assistenten verbindest, hört das für dich auf. Deine bestehenden Termine bleiben alle erhalten — aber ab diesem Moment pflegst du sie selbst, im Gespräch oder im Verwaltungsbereich.

Der Grund ist einfach: Sonst würdest du gegen den nächtlichen Abgleich anarbeiten. Du änderst abends eine Uhrzeit, und in der Nacht wird sie wieder auf den Stand der fremden Quelle zurückgesetzt.

Zurückschalten kann nur die Redaktion. Wenn du merkst, dass dir das automatische Einlesen doch lieber ist, melde dich einfach — das ist eine Minute Arbeit.

Was der Assistent für dich tun kann

01

Termine

Deine eigenen Termine finden und anzeigen, einen einzelnen Abend oder gleich eine ganze Serie anlegen, Titel, Beschreibung, Ort und Uhrzeit ändern, veröffentlichen und wieder zurückziehen. Dazu Preis, Teilnehmerzahl, Anmelde- oder Ticketlink, die Musikart und Merkmale wie „im Freien", „Anfängerkurs" oder „Gastlehrende" — genau das, wonach Besucher:innen im Kalender filtern. Eine auslaufende Serie lässt sich verlängern, ohne dass ein Doppeleintrag entsteht. Am Ende sagt dir der Assistent von sich aus, was noch fehlt.

02

Einzelne Abende

Einen einzelnen Abend verschieben, absagen oder anders beschreiben, ohne die ganze Serie anzufassen — mit eigener Endzeit, eigenem Preis, einem abweichenden Ort, eigener Musikart, eigenen Merkmalen, eigener Besetzung und einem eigenen Bild. Eine Absage lässt sich zurücknehmen; ein einzelner Abend lässt sich auch löschen, wobei der Assistent vorher einmal nachfragt, weil Absagen und Löschen für deine Gäste das Gegenteil voneinander sind. Der Rest der Reihe bleibt genau so, wie er ist.

03

Veranstaltungsorte

Orte suchen und im Detail ansehen. Bei deinen eigenen änderst du Adresse und Adresszusatz, Beschreibung, öffentliche Anreise, Tanzfläche samt Quadratmetern, Musikanlage, Klimaanlage und „im Freien" — deutsch und englisch in einem Zug. Außerdem, ob der Ort auch anderen Veranstalter:innen zur Auswahl steht und ob er auf der Karte erscheint. Die Landkarten-Koordinaten bleiben bei der Redaktion, geteilte Orte ebenso.

04

DJs, Lehrende, Musiker:innen

Personen suchen, im Detail ansehen, anlegen und einem Termin zuordnen — auch nur für einen einzelnen Abend. Dazu Telefon, Links zu sozialen Netzwerken und der ausführliche Steckbrief für eine Profilseite: Zitat, Referenzen, Qualifikationen, Unterrichtsphilosophie, seit wann jemand tanzt, unterrichtet und auflegt. Wer neu dazukommt, steht sofort im Team auf deiner Veranstalterseite; du kannst ihn dort auch wieder ausblenden.

05

Profil und Texte

Dein Veranstalterprofil ansehen und ändern — Kurzvorstellung, Beschreibung, Links zu deinen sozialen Netzwerken, was du veranstaltest, seit wann, und die Farbe hinter deinem Logo. Der Kalender ist zweisprachig — der Assistent schreibt die deutsche und die englische Fassung in einem Zug. Achte darauf: Beschreibungstexte werden ersetzt, nicht ergänzt. Der Assistent liest den alten Text vorher und schreibt ihn neu.

06

Suchmaschinen und Teilen

Die Suchmaschinen-Beschreibung und die Vorschau beim Teilen — der Titel, der Text und das Bild, die erscheinen, wenn jemand deinen Link in Facebook oder WhatsApp postet — für Termine, Orte, Personen und dein Profil. Sinnvoll, wenn eine Seite fertig ist: „Schreib mir für die Milonga noch die Suchmaschinen-Beschreibung und den Teilen-Text."

07

Bilder

Bilder auflisten, sortieren und entfernen erledigt der Assistent direkt. Für ein neues Bild bekommst du einen Übergabe-Link: Er öffnet eine Seite, auf der nichts steht außer diesem einen Bild. Datei hochladen, speichern, Fenster schließen — den Bildtext dazu hat der Assistent schon geschrieben.

Was bewusst nicht geht

  • Fremde Termine ansehen. Der Assistent sieht ausschließlich deine eigenen Einträge — was andere Veranstalter:innen machen, ist über diesen Weg nicht abrufbar.
  • Ganze Serien, Orte, Personen oder dein Profil löschen. Daran hängen Anmeldungen, Verweise, ein Verlauf und eine öffentliche Adresse — solche Einträge werden abgesagt oder zurückgezogen, nicht gelöscht. Löschbar sind genau zwei Dinge: ein einzelner Abend und ein Bild.
  • Eine Person öffentlich stellen. Wen du anlegst, steht sofort im Team auf deiner eigenen Seite und bei deinen Terminen. Eine eigene Profilseite im Kalender und der Eintrag in den Listen der Lehrenden und DJs sind der Schritt darüber — den gibt die Redaktion frei, weil ab da auch andere Veranstalter:innen diese Person auswählen können. Eine kurze Mail an [email protected] genügt.
  • Angaben ändern, die berechnet oder redaktionell gepflegt werden. Bei Veranstaltungsorten sind das die Landkarten-Koordinaten und die Einstellung, ob an einem Ort zwei Veranstaltungen gleichzeitig laufen dürfen. Der Assistent zeigt sie dir, ändert sie aber nicht.
  • Bilder erzeugen oder bearbeiten. Zuschneiden, drehen, aufhübschen — all das kann der Assistent nicht. Auch die Bilddatei selbst kann er nicht entgegennehmen; das Hochladen passiert im Browser.
  • Doppelbelegungen anlegen. Liegt an einem Ort zu deiner Uhrzeit schon ein Termin von jemand anderem, legt der Assistent nichts an und nennt dir den bestehenden Termin. Bei einem eigenen Termin warnt er nur.

Der Assistent spricht mit dem Kalender auf Englisch — du nicht

Die Verbindung zwischen KI-Programm und Kalender läuft seit September 2026 auf Englisch: die Werkzeuge, ihre Rückmeldungen und die Einweisung, die das Programm beim Verbinden bekommt. Das ist die Sprache, in der solche Programme am zuverlässigsten arbeiten. Für dich ändert das nichts — du schreibst weiter auf Deutsch, und der Assistent antwortet dir auf Deutsch. Die Texte, die im Kalender landen, sind wie bisher deutsch und englisch.

So stellst du die Verbindung her

Du brauchst ein Veranstalterkonto — dasselbe, mit dem du dich im Verwaltungsbereich anmeldest. Ein reines Besucherkonto genügt nicht.

Diese Adresse trägst du in deinem KI-Programm bei den Verbindungen ein:

https://tango-wien.at/mcp

Zugelassen sind derzeit Claude und ChatGPT.

Die Schritte am Beispiel von claude.ai im Browser. In anderen Programmen heißen die Punkte ähnlich.

  1. 1 In claude.ai die Einstellungen öffnen.
  2. 2 Zu „Anpassen / Konnektoren" wechseln.
  3. 3 „Eigenen Konnektor hinzufügen" wählen.
  4. 4 Als Titel „Tango Wien" eintragen.
  5. 5 Als Adresse https://tango-wien.at/mcp eintragen — mit /mcp am Ende, das gehört dazu.
  6. 6 Auf „Verbinden" klicken.
  7. 7 Anmelden — es öffnet sich das gewohnte Login-Fenster des Kalenders. Dein Passwort bekommt das KI-Programm nie zu sehen, die Anmeldung passiert bei uns.
  8. 8 Zustimmen — ein letztes Fenster zeigt dir, worauf zugegriffen werden darf. Ein Klick, fertig. Die Erlaubnis gilt 90 Tage.

Konnektoren gibt es auch in der kostenlosen Claude-Version — du brauchst dafür kein bezahltes Konto.

Und womit fange ich an?

Wenn du gerade freigeschaltet wurdest und noch gar nichts eingetragen hast, ist das die Reihenfolge. Sag einfach „ich bin neu, was mache ich zuerst?" — dein Assistent kennt sie und führt dich durch.

  1. Dein Profil: Kurzvorstellung, Beschreibung, Logo
  2. Dein Veranstaltungsort
  3. Deine Termine

Warum in dieser Reihenfolge: Fängst du mit den Terminen an, laufen die sofort im Kalender — und wer daraufklickt, landet auf deiner Veranstalterseite, auf der nur dein Name steht. Kein Logo, keine Beschreibung. Das fällt niemandem als Fehler auf, weil ja nichts schiefgeht; es sieht einfach nach einem halbfertigen Auftritt aus. Zehn Minuten Profil vorweg ersparen dir das.

Es ist eine Empfehlung, keine Bedingung. Willst du zuerst einen Termin anlegen, geht das jederzeit — nichts wird abgelehnt, weil dein Profil noch leer ist.

Fragst du nach deinem Profil, bekommst du von selbst gesagt, was noch fehlt: die Kurzvorstellung, die Beschreibung oder das Logo. Genannt wird es — geschrieben nicht ungefragt. Der Text steht danach öffentlich auf deiner Seite und soll von dir sein.

Wenn du schon länger verbunden bist: Dein KI-Programm merkt sich die Einweisung vom ersten Verbinden. Damit es diese Reihenfolge kennt, baust du die Verbindung einmal neu auf. Fragst du in einem alten Gespräch, bekommst du womöglich noch die alte Antwort — das ist kein Fehler bei uns.

Zugriff wieder beenden

Im Verwaltungsbereich findest du den Punkt „Verbundene Programme". Dort steht jedes Programm, dem du Zugriff erlaubt hast. Ein Klick auf „Zugriff beenden" — und es kann ab der nächsten Anfrage nichts mehr lesen oder ändern. Neu verbinden kannst du jederzeit.

Verbundene Programme öffnen →

Mehr ins Detail

Die ausführliche Anleitung erklärt zusätzlich den Bilder-Ablauf Schritt für Schritt, warum bei Serien zweimal nachgefragt wird, was bei Doppelbelegungen an einem Ort passiert und was zu tun ist, wenn etwas nicht klappt. Wir schicken sie dir gern zu.

Anleitung anfordern